Due diligence rapport / Vårt arbeid med Openheitslova
Island Offshore Management AS (Selskapet eller Island Offshore) er eit privateigd selskap som leverer driftstenester til 20 offshore skip eigd av nærståande og eksterne partar. Selskapet er majoritetseigar i selskapa Island Offshore Crewing AS, IO Ulsteinvik AS og Island Offshore Portugal Ltda. Alle skipa seglar på NOR og NIS flagg. Denne utgreiinga omfattar følgande dotterselskap og nærståande selskap:
1. Island Offshore Management AS
2. Island Offshore Crewing AS
3. Island Offshore VIII KS
4. Island Offshore III KS
5. Island Offshore XII Ship AS
6. Island Victory AS
7. Island Offshore Shipholding LP
8. Island Diligence AS
9. Green Island Shipholding AS
10. Green Island Champion AS
11. Green Island Condor AS
12. Green Island OI3 AS
13. Island Offshore X KS
Marknadssegmenta inkluderer fartøy som arbeider innan brønnintervensjon, forsyning, ankerhandtering, subsea konstruksjon, walk-to-work og brønnstimulering. Det er ca 900 tilsette i selskapet, der 850 er seglande personell. Hovudkontoret er lokalisert i Ulsteinvik, Noreg. Skipa arbeider globalt, men med mest aktivitet i Nordsjøen.
Selskapet har frå etablering valt ein standardiseringsstrategi når det gjeld skipsdesign og produsentar av utstyr, og basert på dette utvikla fartøy mot attraktive nisjemarknadar. Vi har som mål og vere ein føretrekt leverandør av avanserte servicefartøy av høg kvalitet til offshore- og fornybarmarknaden. Vårt hovudmål er sikker og berekraftig operasjon.
Styringssystemet vårt blir vedlikehalde i samsvar med krav og retningslinjer i ISM-koden og ISO standardane ISO 9001 Kvalitet og ISO 14001 Miljø. I tillegg til dette er styringssystemet omfatta av krava til Samsvarsuttale frå Petroleumstilsynet for drift av flyttbare innretningar. Systemet er gjenstand for årleg revisjon og tilsyn.
Island Offshore jobbar aktivt for å sikre at vi respekterer grunnleggande menneskerettar og ansvarlege arbeidsforhold. Vårt arbeid knytt til Openheitslova er basert på rettleiingar frå Forbrukartilsynet i Norge. Dette inkluderer OECDs retningslinjer for fleirnasjonale selskap og tilhøyrande rettleiar for aktsemdvurderingar og anbefalingar for ansvarleg forretningsførsel.
I denne utgreiinga vil vi kommentere nærmare korleis vi arbeidar med dei ulike delane av dette arbeidet.
1. Forankring av ansvarleg verksemd
Retningslinjer og arbeid med aktsemdvurderingar er vedteke i leiargruppa og behandla av selskapet sitt styre. Det er administrerande direktør og leiargruppa sitt ansvar å sikre samsvar og etterleving av desse retningslinjene.
Ansvarleg forretningsførsel i vår verksemd er forankra i selskapet sitt styringssystem som blant anna inkluderer følgande relevante policyar:
Values and Ethics Code of Conduct beskriv våre kjerneverdiar og korleis våre tilsette skal praktisere og etterleve desse standardane. Dette rammeverket er basert på tilrådingar og retningslinjer publisert av OECD, FN og ILO som ivaretek krav til grunnleggande menneskerettar og arbeidsforhold. Code of Conduct promoterer ansvarleg forretningsførsel og gir retning for våre tilsette slik at dei gjennomfører arbeidet sitt i tråd med internasjonale krav og retningslinjer.
Anti-corruption and bribery policy beskriv vårt ansvar for å vere i samsvar med norsk og internasjonal lov og anbefalingar kva gjeld nødvendig kunnskap og aktsemd for å hindre korrupsjonsaktivitet. Vi har ein nulltoleranse for slik aktivitet og eventuelle brot på denne policyen vil medføre sanksjonar ovanfor våre tilsette. Etterleving skal sikrast gjennom grunnleggande opplæring, prosedyrar og intern revisjon.
Ansvarleg verksemd er vidare implementert i retningsliner og prosedyrar for innkjøp, inkludert kvalifisering av leverandørar og tilhøyrande revisjonsprosedyrar. Eventuelle kritikkverdige forhold skal fyljast opp gjennom avviksrapportering og handtering i selskapet sitt styringssystem.
2. Kartlegging og vurdering av negativ påverking
Den overordna risikovurderinga er gjennomført ved å nytte OECD sitt kompass til å analysere eksponering og identifisere risiko basert på vår verksemd. Følgande er lagt til grunn for å vurdere og prioritere identifiserte risikoforhold:
- Størrelse og omfang av skader eller implikasjonar for menneskerettar
- Talet på personar som kan bli påverka negativt og/eller eksponert for skade
- Potensiale for framtidig negativ påverknad
Basert på dette arbeidet er følgande delar av vår operasjon vurdert med særskilt risiko som krev nærmare oppfylging og tiltak:
- Internasjonale skipsoperasjonar, særskilt i Vest Afrika. Risiko knyt seg mellom anna til grunnleggande rettar og vilkår for lokale arbeidstakarar og innleigd personell som har sitt arbeid på eller i direkte tilknyting til skipa.
- Bemanning av skip i internasjonal aktivitet med NIS flagg krev dokumentasjon som bekreftar medlemsskap i trygdeordning i heimstat eller flaggstat. Dette er ytterlegare aktualisert etter bortfall av trygdeavtalar mellom Norge og fleire europeiske land. Det er behov for å nærmare kartlegge samsvar med dette kravet og arbeidet er iverksett.
- Internasjonale skipsoperasjonar som medfører bruk av underleverandørar og agentar. Det er ei kjent utfordring i nokre land at betalingar til agentar/mellommenn er eksponert for element av korrupsjon.
Nærmare om identifiserte risikoforhold:
3. Førebygging eller redusering av negativ påverking/skade
Vi har som målsetting at vi skal arbeide systematisk mot negative konsekvensar og kritikkverdige forhold i vår verdikjede. Dette betyr at vi vurdere endring i risikoforhold etter kvart som føresetnader for drift og operasjon endrar seg.
Med referanse til føregåande liste med identifiserte risikoforhold, er følgande tiltak prioritert:
4. Oppfølging etter aktsemdsvurderingane og tiltak
Aktsemdsvurderingane krev aktiv oppfølging av tiltak for å sikre resultatoppnåing. Styringssystem og prosedyrar skal forbetrast og slik sikre kontinuerleg forbetring. Gjennom dialog med aktørar i verdikjeda, inkludert oppfølging av revisjonar, skal vi verifisere at tiltaka gir resultat.
Overordna risikovurdering skal oppdaterast i forbindelse med leiinga sin årlege gjennomgong, eller når endringar i operasjonsforhold tilseier at dette er nødvendig. Ref krav til Management of Change.
Dersom undersøkingar viser at vår aktivitet, direkte eller indirekte, har negativ påverking eller skade skal det etablerast direkte kontakt med rettigheitshavarar. Gjennom bransjeinitiativ skal vi også aktivt bidra til å dele informasjon om risiko og status for tiltak.
5. Vidare kommunikasjon
I tillegg til denne utgreiinga har vi laga ein eigen rapport om samfunnsansvar, miljø og berekraft for 2023 som ligg tilgjengeleg på websidene våre under fane «Sustainability». Eventuelle henvendelsar om forhold knytt til oppfølging av leverandørar blir besvart løpande.
6. Gjenoppretting eller erstatning når påkrevd
Dersom vår aktivitet påfører rettigheitshavar skade skal vi etablere direkte kontakt og overhalde internasjonale retningslinjer for gjenoppretting der dette eksisterer. Per i dag har vi ikkje hatt slike saker.
Ei varsel- og klageordning er etablert på våre websider for å handtere henvendelsar om potensielle skadar og kritikkverdige forhold. Her kan du også stille spørsmål knytt til korleis Island Offshore jobbar for å sikre grunnleggande menneskerettigheiter og anstendige arbeidsforhold.
Det er ikkje mottatt varsel om kritikkverdige forhold knytt til vår verksemd sidan førre utgreiing 30.6.2023. .
Alle henvendelsar må gjerast skriftleg til: transparency@islandoffshore.com
Our Work with the Transparency Act
Island Offshore Management AS (the Company or Island Offshore) is a privately owned company providing operational services to 20 offshore vessels owned by related and external parties. The Company holds majority ownership in Island Offshore Crewing AS, IO Ulsteinvik AS, and Island Offshore Portugal Ltda. All vessels sail under the NOR and NIS flags. This report covers the following subsidiaries and related companies:
1. Island Offshore Management AS
2. Island Offshore Crewing AS
3. Island Offshore VIII KS
4. Island Offshore III KS
5. Island Offshore XII Ship AS
6. Island Victory AS
7. Island Offshore Shipholding LP
8. Island Diligence AS
9. Green Island Shipholding AS
10. Green Island Champion AS
11. Green Island Condor AS
12. Green Island OI3 AS
13. Island Offshore X KS
The market segments include vessels operating in well intervention, supply, anchor handling, subsea construction, walk-to-work, and well stimulation. The Company employs approximately 900 people, of which 850 are seafaring personnel. Its headquarters is located in Ulsteinvik, Norway. The vessels operate globally, with the most activity in the North Sea.
Since its establishment, the Company has pursued a standardization strategy regarding ship design and equipment manufacturers, developing vessels for attractive niche markets based on this strategy. We aim to be a preferred provider of high-quality advanced service vessels for the offshore and renewable markets. Our main objective is safe and sustainable operations.
Our management system is maintained by the requirements and guidelines of the ISM Code and the ISO standards ISO 9001 for Quality and ISO 14001 for Environment. Additionally, the management system complies with the requirements of the Statement of Compliance from the Petroleum Safety Authority for the operation of mobile installations. The system is subject to annual audits and inspections.
Island Offshore actively ensures respect for fundamental human rights and responsible working conditions. Our efforts related to the Transparency Act are based on guidelines from the Consumer Authority in Norway. This includes the OECD Guidelines for Multinational Enterprises and the associated guide for due diligence and recommendations for responsible business conduct.
1. Anchoring Responsible Business Practices
The management team has approved guidelines and due diligence efforts, which have been reviewed by the Company’s board. The CEO and the management team are responsible for ensuring compliance with these guidelines.
Responsible business conduct in our operations is embedded in the Company’s management system, which includes the following relevant policies:
- The Values and Ethics Code of Conduct outlines our core values and how our employees should practice and adhere to these standards. This framework is based on recommendations and guidelines published by the OECD, UN, and ILO, which safeguard fundamental human rights and working conditions. The Code of Conduct promotes responsible business practices and guides our employees to perform their work following international standards and guidelines.
- The Anti-Corruption and Bribery Policy describes our responsibility to comply with Norwegian and international laws and recommendations concerning necessary knowledge and due diligence to prevent corrupt activities. We have a zero-tolerance policy for such activities, and any breaches will result in sanctions against our employees. Compliance is ensured through basic training, procedures, and internal audits.
- Responsible business practices are further implemented in procurement guidelines and procedures, including supplier qualification and related audit procedures. Any critical issues should be followed up through deviation reporting and management within the Company’s management system.
2. Mapping and Assessing Negative Impacts
The overall risk assessment has been conducted using the OECD Compass to analyze exposure and identify risks based on our operations. The following criteria were used to assess and prioritize identified risks:
- Magnitude and extent of harm or implications for human rights
- Number of people who may be negatively impacted and/or exposed to harm
- Potential for future negative impact
Based on this work, the following areas of our operation have been identified with particular risks requiring further follow-up and measures:
- International vessel operations, especially in West Africa. Risks relate, among other things, to fundamental rights and conditions for local workers and hired personnel working on or directly associated with the vessels.
- Staffing of vessels in international operations with the NIS flag requires documentation confirming membership in social security schemes in the home state or flag state. This has become more relevant after the abolition of social security agreements between Norway and several European countries. Work has commenced to assess compliance with this requirement further.
- International vessel operations involving the use of subcontractors and agents. It is a known challenge in some countries that payments to agents/intermediaries are exposed to corruption.
Further identified risks:
3. Preventing or Mitigating Negative Impacts/Harm
We aim to systematically address our value chain's negative consequences and critical issues. This means we assess changes in risk conditions as operational conditions evolve.
Referring to the previous list of identified risks, the following measures are prioritized:
4. Follow-Up After Due Diligence and Measures
Due diligence requires active follow-up of measures to ensure results are achieved. Management systems and procedures should be improved to ensure continuous improvement. Through dialogue with actors in the value chain, including follow-up audits, we will verify that the measures are effective.
The overall risk assessment will be updated in connection with the annual management review or when changes in operational conditions necessitate it, referring to the Management of Change requirements.
If investigations show that our activities, directly or indirectly, have negative impacts or cause harm, direct contact with rights holders will be established. Through industry initiatives, we will also actively contribute to sharing information about risks and the status of measures.
5. Further communication
In addition to this report, we have prepared a separate report on corporate social responsibility, environment, and sustainability for 2023, which is available on our website under the "Sustainability" section. Any inquiries about supplier follow-up will be answered on an ongoing basis.
6. Restoration or Compensation When Required
If our activities cause harm to rights holders, we will establish direct contact and comply with international guidelines for restoration where they exist. To date, we have not had such cases.
A whistleblowing and complaint mechanism is established on our website to handle inquiries about potential harms and critical issues. Here, you can also ask how Island Offshore works to ensure fundamental human rights and decent working conditions.
Since the previous report on June 30, 2023, no notifications of critical issues related to our operations have been received.
All inquiries must be made in writing to: transparency@islandoffshore.com